Automatisation de processus dans une Haute Ecole

Contexte du projet

L’organisation administrative au sein de l’enseignement supérieur belge s’est complexifiée depuis l’apparition du Décret Paysage (Marcourt). Pour gagner en efficacité et améliorer l’expérience étudiant, les établissements scolaires supérieurs ont donc intérêt à automatiser certains de leurs processus clés : l’inscription des élèves, l’accès aux cours, aux bibliothèques et aux laboratoires. C’est dans ce contexte que nous avons déjà automatisé ce type de processus au sein de Hautes Ecoles de la Région bruxelloise.

Défis relevés

Plusieurs défis se sont imposés à nos équipes :

• l’interconnexion des bases de donnée
• la mise en conformité continue des Hautes-Ecoles avec les dispositions légales
• la haute disponibilité de l’accès aux ressources informatiques pour des milliers d’étudiants et des centaines d’enseignants

Pour y parvenir, nos équipes ont rédigé et programmé des flux élaborés aboutissant à l’automatisation des processus et à une utilisation transparente pour les utilisateurs.

Autres aspects des défis relevés :

• Projets pluridisciplinaires pour lesquels tant la maîtrise de la gestion de l’infrastructure que de la programmation des flux sont requises, notamment dans un environnement cloud hybride, où les questions de sécurité occupent une place primordiale.

Notre approche

Notre approche consiste à exploiter en priorité les logiciels de gestion existants (les plus fréquemment utilisés dans les établissements scolaires) pour ensuite les interconnecter entre eux.  Grâce à la création de bases de données intermédiaires (tapon), nous implémentons des flux et des processus totalement  automatisés.  Ils peuvent en outre être complétés par une interface utilisateur offrant une utilisation ergonomique et unifiée.

Impact du projet

Nous avons donné à plusieurs Hautes Ecoles les moyens de traiter de manière entièrement automatisée et en toute sécurité les requêtes des étudiants en période critique (inscription administrative à la rentrée, inscription aux différents cours et aux sessions d’examens) réduisant ainsi leurs déplacements et les démarches administratives en présentiel. Tout autre accès aux ressources en ligne (bibliothèques, intranet, plateformes d’e-learning) a été également complètement numérisé et automatisé. Enfin, les Hautes Ecoles peuvent s’appuyer sur nos équipes pour adapter à tout moment les flux en fonction des impératifs légaux sans avoir à reprogrammer complètement leurs logiciels de gestion.