Implémentation de Microsoft Dynamics Business Central dans une PME

Contexte du projet

Notre client a souhaité disposer d’une plateforme 100% dans le cloud et accessible à l’ensemble de ses départements afin de maitriser sa chaine logistique et contrôler en temps réel ses finances. Depuis plus de 10 ans, il utilisait un logiciel Sage, installé sur un serveur local auquel il accédait au moyen de connexions VPN très lentes. Ce logiciel n’a toutefois jamais évolué vers une version plus performante et adaptée aux nouveaux besoins. De plus, dans le cadre des divers projets menés par notre client, il s’est heurté fréquemment aux problèmes suivants :

• Une absence de vue globale sur l’ensemble des commandes liées à un même projet
• Un manque de visibilité en temps réel de l’évolution du projet (planification, allocation des ressources, livraisons, prestations etc.) tant au niveau de la production qu’au niveau financier. Par conséquent, les équipes passent beaucoup de temps en réunion internes ou avec la clientèle.
• Une facturation manuelle laborieuse, source d’erreurs ou d’oublis.
• La préparation énergivore de fichiers Excel.

Par ailleurs, l’entreprise éprouve des difficultés à gérer et facturer les contrats de maintenance ainsi que les abonnements « as a service » sur une base mensuelle mais variables d’un mois à l’autre.

Défis relevés

Au cours du projet, nous avons été amenés à relever avec notre client les défis suivants :

• L’adaptation et l’optimisation des processus métiers avant transposition vers la nouvelle plateforme ERP Microsoft Business Central
• La restructuration des données historiques de l’entreprise avant exportation et le traitement automatisé
• La mise en place d’une migration fluide de l’entreprise vers le nouveau système : définition de phases de projets, compatibles avec l’organisation et la disponibilité des collaborateurs, en vue d’offrir une transition progressive vers le nouveau système
• L’implication, l’adhésion et la formation des équipes financières et de production tout au long du projet

Notre approche

Notre approche repose sur une méthodologie agile consistant à subdiviser le projet en phases distinctes. Notre client a pu ainsi bénéficier progressivement de nouvelles fonctionnalités et des retours sur investissements sans interruption de service.

Impact du projet

Dès la mise en service de MS Business Central, notre client a pu profiter d’un système de gestion toujours à jour et des bénéfices suivants :

• Visibilité en temps réel de l’évolution du projet. Celle-ci offre au gestionnaire de projet la possibilité de renégocier proactivement les éventuelles modifications de budget ou de délais. Ceci conduit à une simplification du processus de facturation et à une réduction significative des délais de paiement
• Processus métiers automatisés et productivité accrue des utilisateurs exerçant des tâches à plus forte valeur ajoutée
• Expérience client améliorée grâce à un processus de travail simplifié conduisant à une collaboration fructueuse entre les différentes équipes plus autonomes, motivées et créatives
• Aide à la prise de décisions grâce aux nombreux rapports générés par la Business Intelligence et consultables depuis un smartphone